Funktionen
Sieben Bereiche, die zusammengehören: von der Klientenakte über Bewilligungen und Dokumentation bis zu E-Rechnung, Zahlungsstatus und Auswertungen.
Ein Kostenträger fragt nach dem Verlauf einer Betreuung, und die Antwort steht in drei Ordnern und einer Tabelle.
Eine Akte beantwortet die Frage, ohne dass jemand mehrere Systeme durchsuchen muss.
Stammdaten · Klienten
Klient KL-2048
4
Aktenzeichen
118
Sitzungen gesamt
142,5 h
Stunden gesamt
03/2024
In Therapie seit
M. Sander
Akt. Therapeut:in
Übersicht Bewilligungszeiträume
AZ 40/12-0778
Aktiv01.03.2026 – 28.02.2027Sitzungen je Monat
Leistungsübersicht
AZ 40/12-0779
Zukünftig01.03.2027 – 29.02.2028Sitzungen je Monat
Noch keine Sitzungen erfasst.
Leistungsübersicht
Bewilligung beginnt am 01.03.2027.
AZ 40/12-0641
Abgelaufen01.03.2025 – 28.02.2026Sitzungen je Monat
Leistungsübersicht
Ein Bewilligungszeitraum endet in vier Wochen, auffallen würde es erst bei der nächsten Abrechnung.
Verlängerungen werden rechtzeitig angestoßen und bewilligte Stunden bleiben nutzbar.
Stammdaten · Klienten
Klient KL-2048
4
Aktenzeichen
118
Sitzungen gesamt
142,5 h
Stunden gesamt
03/2024
In Therapie seit
M. Sander
Akt. Therapeut:in
Übersicht Bewilligungszeiträume
AZ 40/12-0778
Aktiv01.03.2026 – 28.02.2027Sitzungen je Monat
Leistungsübersicht
AZ 40/12-0779
Zukünftig01.03.2027 – 29.02.2028Sitzungen je Monat
Noch keine Sitzungen erfasst.
Leistungsübersicht
Bewilligung beginnt am 01.03.2027.
AZ 40/12-0641
Abgelaufen01.03.2025 – 28.02.2026Sitzungen je Monat
Leistungsübersicht
Je aufwendiger die Dokumentation nach einem vollen Therapietag ist, desto häufiger bleibt sie liegen.
Die Dokumentation ist in wenigen Schritten erledigt und direkt der richtigen Bewilligung zugeordnet.
Leistungen · Therapieprotokoll
Sitzung vom 12.08.2026
Zuordnung
Sitzungsdetails
Ziele (ICF / Hilfeplan)
Unterschrift Klient:in / Vertretung
Erfasst am 12.08.2026 · nur aktiv, wenn im Prozess vorgesehen
Prüfhinweise
Dann zeigen wir Ihnen in 20 Minuten, wie diese Ansichten mit Ihren Leistungsarten, Kostenträgern und Bewilligungen aussehen würden.
Die Leistungen des Vormonats sind dokumentiert, aber ob alle in einer Rechnung gelandet sind, weiß niemand sicher.
Dokumentierte Leistungen bleiben sichtbar, bis sie abgerechnet und bezahlt sind.
Rechnungen · Übersicht
Abrechnung und Frühwarnung
Bezahlt
4.580 €
Offen
6.080 €
Überfällig
2.180 €
Rechnungen
| Nummer | Empfänger | Betrag | Versand | Fällig | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| RE-2026-0412 | Eingliederungshilfe Region Nord | 4.820,00 € | 01.08.2026 | 31.08.2026 | Offen |
| RE-2026-0411 | Jugendhilfe Kreis Mitte | 1.260,00 € | 01.08.2026 | 31.08.2026 | Offen |
| RE-2026-0397 | Eingliederungshilfe Region Nord | 2.180,00 € | 02.07.2026 | 01.08.2026 | Überfällig |
| RE-2026-0388 | Selbstzahler | 640,00 € | 01.07.2026 | 15.07.2026 | Bezahlt |
| RE-2026-0376 | Jugendhilfe Kreis Mitte | 3.940,00 € | 03.06.2026 | 03.07.2026 | Bezahlt |
Eingliederungshilfe Region Nord
Jugendhilfe Kreis Mitte
Eingliederungshilfe Region Nord
Selbstzahler
Jugendhilfe Kreis Mitte
Zahlungsabgleich
Dokumentiert, noch nicht abgerechnet
Summe 1.240 €, noch keiner Rechnung zugeordnet
Frühwarnung: auslaufende Bewilligungen
Ausgangsrechnungen werden getippt und Eingangsbelege sammeln sich in einem Ordner, bis am Monatsende jemand alles abtippt.
Weder Ausgangsrechnungen noch Eingangsbelege müssen abgetippt werden.
Rechnungen · Belege und E-Rechnung
E-Rechnung und Belegerfassung
Belegeingang
Aus dem Foto ausgelesen
E-Rechnung erstellen
Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 16 UStG
Ausgabeformat
Wie das laufende Quartal steht, zeigt sich erst nach dem Monatsabschluss und kostet einen halben Tag Zusammenstellung.
Die Leitung erkennt Entwicklungen, solange sich noch etwas daran ändern lässt.
Analysen · Management
Management-Übersicht
Abgerechnete Leistungen
86.420 €
laufendes Quartal
Offene Posten
7.940 €
davon 2.180 € überfällig
Auslastung
81 %
Team gesamt, laufender Monat
Fristen in 30 Tagen
9
Bewilligungen und Nachweise
Erbrachte und abgerechnete Leistungen
Priorisierte Hinweise
Auslastung je Therapeut:in
Fristen in den nächsten 30 Tagen
| Vorgang | Klient | Frist | Status |
|---|---|---|---|
| Bewilligung endet | KL-1974 | in 11 Tagen | Prüfen |
| Tätigkeitsbericht fällig | KL-2103 | in 18 Tagen | Offen |
| Zahlungserinnerung | RE-2026-0397 | überfällig | Dringend |
| Bewilligung endet | KL-2048 | in 28 Tagen | Beantragt |
Therapie, Verwaltung und Leitung brauchen unterschiedliche Sichten, und nicht jede Person soll alles sehen.
Jede Rolle sieht das, was sie für ihre Arbeit braucht, nicht mehr und nicht weniger.
Analysen · Management
Management-Übersicht
Abgerechnete Leistungen
86.420 €
laufendes Quartal
Offene Posten
7.940 €
davon 2.180 € überfällig
Auslastung
81 %
Team gesamt, laufender Monat
Fristen in 30 Tagen
9
Bewilligungen und Nachweise
Erbrachte und abgerechnete Leistungen
Priorisierte Hinweise
Auslastung je Therapeut:in
Fristen in den nächsten 30 Tagen
| Vorgang | Klient | Frist | Status |
|---|---|---|---|
| Bewilligung endet | KL-1974 | in 11 Tagen | Prüfen |
| Tätigkeitsbericht fällig | KL-2103 | in 18 Tagen | Offen |
| Zahlungserinnerung | RE-2026-0397 | überfällig | Dringend |
| Bewilligung endet | KL-2048 | in 28 Tagen | Beantragt |
Nächster Schritt
In einem Gespräch gehen wir Ihre Abläufe durch und zeigen Ihnen konkret, wo Ihre Einrichtung Zeit, Übersicht und abrechenbare Leistungen gewinnt. Danach wissen Sie, ob sich der Wechsel für Sie rechnet.
20 Minuten per Videokonferenz, ohne Kosten und ohne Verpflichtung. Lieber direkt schreiben? info@klaryvo.com