Klaryvo

Einführung

Der Wechsel ist kein Projekt, das wir bei Ihnen abladen. Er ist Teil unserer Leistung.

Die größte Hürde bei einer neuen Software ist selten der Preis, sondern die Frage: Wer macht die Arbeit? Bei Klaryvo ist die Antwort in den ersten sechs Monaten eingepreist, mit festen Schritten, klaren Zuständigkeiten und einer ehrlichen Abgrenzung dessen, was Standardkonfiguration leisten kann.

Einführung gemeinsam planen

Sechs Monate

Was in welcher Phase passiert und wer was tut.

Jeder Schritt hat einen Beitrag von uns und einen Beitrag von Ihnen. Beides steht hier vorab, damit Sie den Aufwand auf Ihrer Seite realistisch einplanen können.

  1. Abläufe verstehen

    Monat 1

    Wir sehen uns an, wie in Ihrer Einrichtung tatsächlich gearbeitet wird: welche Leistungsarten es gibt, wie Bewilligungen laufen, wo dokumentiert und wie abgerechnet wird. Erst danach entscheiden wir gemeinsam über die Konfiguration.

    Klaryvo übernimmt

    • Strukturierte Prozessaufnahme mit Therapie, Verwaltung und Leitung
    • Sichtung der vorhandenen Daten und Dateiformate
    • Abgestimmter Einführungsplan mit Terminen und Zuständigkeiten

    Ihre Einrichtung

    • Ansprechpartner je Bereich benennen
    • Zugang zu Beispieldaten und bestehenden Listen bereitstellen
    • Besonderheiten und Ausnahmen der eigenen Abläufe benennen

  2. Klaryvo konfigurieren

    Monat 1–2

    Leistungsarten, Rollen, Bereiche und Auswertungen werden innerhalb des modularen Systems auf Ihre Einrichtung eingestellt. Der Umfang wird vorab gemeinsam festgelegt.

    Klaryvo übernimmt

    • Einrichtung von Leistungsarten, Rollen und Bereichen
    • Aufbau der benötigten Standardauswertungen
    • Konfiguration der Frühwarnungen und Fristen

    Ihre Einrichtung

    • Rollen- und Rechtestruktur freigeben
    • Leistungskatalog und Abrechnungslogik bestätigen

  3. Daten übernehmen

    Monat 2–3

    Welche Daten übernommen werden, legen wir im Datencheck gemeinsam fest. Der Import wird zunächst in einer Testumgebung geprüft, bevor er produktiv gestellt wird.

    Klaryvo übernimmt

    • Aufbereitung und Import der abgestimmten Datenbestände
    • Testimport mit Prüfprotokoll
    • Abgleich von Stichproben mit Ihrem bestehenden Stand

    Ihre Einrichtung

    • Datenexport aus dem bisherigen System bereitstellen
    • Stichproben fachlich prüfen und freigeben

  4. Team einführen

    Monat 3–4

    Geschult wird entlang der täglichen Aufgaben. Therapie, Verwaltung und Leitung werden getrennt eingeführt, mit den eigenen Daten und den eigenen Abläufen.

    Klaryvo übernimmt

    • Rollenbezogene Schulungstermine
    • Kurzanleitungen für die häufigsten Vorgänge
    • Ansprechpartner für Rückfragen während der Startphase

    Ihre Einrichtung

    • Zeitfenster für Schulungen einplanen
    • Key-User je Bereich benennen

  5. Produktiv begleiten

    Monat 4–5

    Die ersten produktiven Wochen entscheiden darüber, ob eine Software entlastet. Deshalb begleiten wir sie eng. Auf Wunsch starten Sie zuerst in einem Pilotbereich und ziehen danach gestaffelt mit der gesamten Einrichtung nach.

    Klaryvo übernimmt

    • Begleitung des ersten vollständigen Abrechnungszyklus
    • Kurze Rückmeldeschleifen mit den Key-Usern
    • Anpassung von Ansichten dort, wo es im Alltag hakt

    Ihre Einrichtung

    • Rückmeldungen gebündelt weitergeben
    • Pilotbereich oder Startreihenfolge festlegen

  6. Gezielt optimieren

    Monat 5–6

    Nach den ersten Monaten ist sichtbar, welche Auswertungen wirklich gebraucht werden. Diese werden nachgeschärft, bevor die Einführungsphase endet.

    Klaryvo übernimmt

    • Überarbeitung von Auswertungen und Berichtsvorlagen
    • Feinjustierung der Frühwarnungen
    • Abschlussgespräch mit Blick auf den laufenden Betrieb

    Ihre Einrichtung

    • Prioritäten für Optimierungen benennen
    • Abschließende Freigabe der Auswertungen

Startvariante

Pilotbereich oder gestaffelter Start

Nicht jede Einrichtung sollte an einem Stichtag komplett umstellen. Wir empfehlen häufig, mit einem Bereich oder einer Leistungsart zu beginnen.

Pilotbereich

Ein Team oder eine Leistungsart arbeitet zuerst produktiv. Erkenntnisse fließen in die Konfiguration ein, bevor alle umsteigen.

Gestaffelter Start

Bereiche kommen nacheinander dazu. Der laufende Betrieb bleibt planbar, die Schulung verteilt sich auf mehrere Termine.

Umfang

Was Konfiguration leisten kann und was ein eigenes Projekt ist.

„An Ihre Abläufe anpassbar“ ist eine Zusage, die nur dann etwas wert ist, wenn ihre Grenze benannt wird.

In der Einführung enthalten

  • Konfiguration von Leistungsarten, Rollen und Bereichen
  • Einrichtung der Auswertungen aus dem Produktumfang
  • Abgestimmter Import der vereinbarten Datenbestände
  • Rollenbezogene Schulungen
  • Anpassung von Ansichten innerhalb des modularen Systems

Separat geplant und angeboten

  • Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Neue Module außerhalb des bestehenden Produktumfangs
  • Umfangreiche Individualentwicklung
  • Außergewöhnliche Datenbereinigung vor der Migration

Diese Punkte sind nicht ausgeschlossen. Sie werden nur separat bewertet, geplant und angeboten, damit der Einführungsplan verlässlich bleibt.

Vorbereitung

Was wir zum Start benötigen

Je vollständiger diese Punkte vorliegen, desto kürzer wird die Einführungsphase und desto weniger Rückfragen entstehen im laufenden Betrieb.

  • Ansprechpartner je Bereich

    Je eine Person aus Therapie, Verwaltung und Leitung, die Entscheidungen mittragen kann.

  • Übersicht Ihrer Leistungsarten

    Welche Leistungen erbringen Sie, mit welchen Sätzen und für welche Kostenträger?

  • Aktuelle Bewilligungen und Aktenzeichen

    Laufende Zeiträume, Kontingente und Zuordnungen, auch als Liste oder Tabelle.

  • Export aus dem bisherigen System

    Stammdaten und laufende Vorgänge in einem auswertbaren Format, z. B. CSV oder Excel.

  • Rollen- und Rechtevorstellung

    Wer soll welche Daten sehen und bearbeiten dürfen?

  • Zeitfenster für Schulungen

    Realistische Termine, die neben dem Therapiebetrieb tatsächlich funktionieren.

Sie haben nicht alles davon vorliegen?

Das ist der Normalfall. Der Prozess- und Datencheck existiert genau dafür: Wir sehen gemeinsam, was vorhanden ist, und legen danach fest, was übernommen wird und was neu aufgebaut wird.

Nächster Schritt

Sehen Sie heute, was Ihre Einrichtung morgen braucht.

In einem Gespräch gehen wir Ihre Abläufe durch und zeigen Ihnen konkret, wo Ihre Einrichtung Zeit, Übersicht und abrechenbare Leistungen gewinnt. Danach wissen Sie, ob sich der Wechsel für Sie rechnet.

Unverbindliches Gespräch vereinbaren

20 Minuten per Videokonferenz, ohne Kosten und ohne Verpflichtung. Lieber direkt schreiben? info@klaryvo.com