Praxissteuerung für Therapieeinrichtungen
Klaryvo verbindet Klienten, Therapeuten, Leistungen, Bewilligungen, Dokumentation, Abrechnung und Zahlungseingänge in einem übersichtlichen System und zeigt Ihnen rechtzeitig, wo Handlungsbedarf entsteht.
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Abgerechnete Leistungen
86.420 €
Offene Posten
7.940 €
Auslastung
81 %
Fristen in 30 Tagen
9
Erbracht und abgerechnet
ErbrachtAbgerechnetHandlungsbedarf
Ausgangslage
Leistungen werden erbracht, dokumentiert und abgerechnet, aber häufig in unterschiedlichen Listen, Ordnern und Programmen. Dadurch erkennt die Leitung zu spät, wo Stunden fehlen, Fristen auslaufen oder Geld offen bleibt.
Zwischen Dokumentation und Rechnungslauf geht der Überblick verloren, welche Sitzungen bereits fakturiert sind.
Fristen stehen in Ordnern und Kalendern, nicht dort, wo täglich gearbeitet wird.
Ob ein Betrag eingegangen ist, zeigt sich erst beim nächsten Kontoblick, oft Wochen später.
Entscheidungen fallen auf Basis des letzten Monatsabschlusses statt auf Basis der aktuellen Lage.
Stammdaten, Dokumentation und Abrechnung liegen an unterschiedlichen Stellen.
Nichts davon ist ein Zeichen für schlechte Arbeit. Es ist die Folge davon, dass Informationen nicht miteinander verbunden sind.
Lösung
Klaryvo verbindet die Informationen, die heute nebeneinander liegen, und macht daraus eine Sicht, mit der Therapie, Verwaltung und Leitung gleichzeitig arbeiten können.
Behandlungshistorie, Bewilligungen, Ziele, Sitzungen und Abrechnung nachvollziehbar an einem Ort.
Leitung und Verwaltung sehen den Stand heute und nicht erst nach dem Monatsabschluss.
Klaryvo weist auf auslaufende Bewilligungen, offene Vorgänge und auffällige Entwicklungen hin.
Rechnungen entstehen direkt aus der Dokumentation und lassen sich als E-Rechnung ausgeben. Offene Leistungen bleiben sichtbar.
Eingangsbelege per Foto erfassen. Klaryvo liest Aussteller, Datum und Beträge aus und schlägt die Buchung vor.
Offene und überfällige Forderungen gehen nicht in einzelnen Listen verloren.
Leistungsarten, Rollen, Bereiche und Auswertungen werden an die Einrichtung angepasst.
Produkt-Tour
Alle Ansichten sind vollständig neu gestaltet und mit synthetischen Beispieldaten gefüllt. Es handelt sich nicht um Screenshots einer bestehenden Einrichtung.
Der Blick der Leitung: aktuelle Leistungs- und Abrechnungszahlen, offene Forderungen, Auslastung, Fristen und priorisierte Hinweise, jeweils zum heutigen Stand und nicht erst nach dem Monatsabschluss.
Analysen · Management
Management-Übersicht
Abgerechnete Leistungen
86.420 €
laufendes Quartal
Offene Posten
7.940 €
davon 2.180 € überfällig
Auslastung
81 %
Team gesamt, laufender Monat
Fristen in 30 Tagen
9
Bewilligungen und Nachweise
Erbrachte und abgerechnete Leistungen
Priorisierte Hinweise
Auslastung je Therapeut:in
Fristen in den nächsten 30 Tagen
| Vorgang | Klient | Frist | Status |
|---|---|---|---|
| Bewilligung endet | KL-1974 | in 11 Tagen | Prüfen |
| Tätigkeitsbericht fällig | KL-2103 | in 18 Tagen | Offen |
| Zahlungserinnerung | RE-2026-0397 | überfällig | Dringend |
| Bewilligung endet | KL-2048 | in 28 Tagen | Beantragt |
Eine Akte statt fünf Ablagen: Aktenzeichen, Bewilligungszeiträume, verbrauchte Kontingente, Sitzungen je Monat und die Leistungsübersicht mit Abrechnungsstatus in einem durchgehenden Verlauf.
Stammdaten · Klienten
Klient KL-2048
4
Aktenzeichen
118
Sitzungen gesamt
142,5 h
Stunden gesamt
03/2024
In Therapie seit
M. Sander
Akt. Therapeut:in
Übersicht Bewilligungszeiträume
AZ 40/12-0778
Aktiv01.03.2026 – 28.02.2027Sitzungen je Monat
Leistungsübersicht
AZ 40/12-0779
Zukünftig01.03.2027 – 29.02.2028Sitzungen je Monat
Noch keine Sitzungen erfasst.
Leistungsübersicht
Bewilligung beginnt am 01.03.2027.
AZ 40/12-0641
Abgelaufen01.03.2025 – 28.02.2026Sitzungen je Monat
Leistungsübersicht
Dokumentation, die nach einem vollen Therapietag noch machbar ist: Sitzungsdetails, Beteiligte, Therapieziel und Unterschriftsstatus in einer Maske, direkt der richtigen Bewilligung zugeordnet.
Leistungen · Therapieprotokoll
Sitzung vom 12.08.2026
Zuordnung
Sitzungsdetails
Ziele (ICF / Hilfeplan)
Unterschrift Klient:in / Vertretung
Erfasst am 12.08.2026 · nur aktiv, wenn im Prozess vorgesehen
Prüfhinweise
Rechnungsstatus, Zahlungsabgleich, dokumentierte aber noch nicht abgerechnete Leistungen und auslaufende Bewilligungen an einer Stelle, solange sich noch etwas ändern lässt.
Rechnungen · Übersicht
Abrechnung und Frühwarnung
Bezahlt
4.580 €
Offen
6.080 €
Überfällig
2.180 €
Rechnungen
| Nummer | Empfänger | Betrag | Versand | Fällig | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| RE-2026-0412 | Eingliederungshilfe Region Nord | 4.820,00 € | 01.08.2026 | 31.08.2026 | Offen |
| RE-2026-0411 | Jugendhilfe Kreis Mitte | 1.260,00 € | 01.08.2026 | 31.08.2026 | Offen |
| RE-2026-0397 | Eingliederungshilfe Region Nord | 2.180,00 € | 02.07.2026 | 01.08.2026 | Überfällig |
| RE-2026-0388 | Selbstzahler | 640,00 € | 01.07.2026 | 15.07.2026 | Bezahlt |
| RE-2026-0376 | Jugendhilfe Kreis Mitte | 3.940,00 € | 03.06.2026 | 03.07.2026 | Bezahlt |
Eingliederungshilfe Region Nord
Jugendhilfe Kreis Mitte
Eingliederungshilfe Region Nord
Selbstzahler
Jugendhilfe Kreis Mitte
Zahlungsabgleich
Dokumentiert, noch nicht abgerechnet
Summe 1.240 €, noch keiner Rechnung zugeordnet
Frühwarnung: auslaufende Bewilligungen
Ausgangsrechnungen entstehen direkt aus der Dokumentation und lassen sich als E-Rechnung ausgeben. Eingangsbelege fotografieren Sie einfach ab: Klaryvo liest Aussteller, Datum und Beträge aus und schlägt die Buchung vor.
Rechnungen · Belege und E-Rechnung
E-Rechnung und Belegerfassung
Belegeingang
Aus dem Foto ausgelesen
E-Rechnung erstellen
Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 16 UStG
Ausgabeformat
Für wen
Klaryvo muss zwei Ansprüche gleichzeitig erfüllen: im Therapiealltag entlasten und in der Steuerung belastbare Zahlen liefern.
Sitzungen schnell dokumentieren, Ziele zuordnen, weniger Doppelerfassung.
Leistungen, Rechnungen, Zahlungen und Fristen strukturiert nachverfolgen.
Aktuelle Kennzahlen, Auslastung, Risiken und Entwicklungen verständlich sehen.
Wirtschaftlichkeit
Keine dieser Lücken fällt für sich genommen auf. Zusammen entscheiden sie darüber, ob eine Einrichtung wirtschaftlich arbeitet.
Erbrachte Sitzungen, die im Rechnungslauf untergehen, sind vollständige Arbeit ohne Gegenwert.
Bewilligte Stunden verfallen, wenn der Bewilligungszeitraum endet, bevor sie genutzt werden.
Ohne systematische Nachverfolgung bleiben Forderungen länger offen, als sie müssten.
Doppelte Erfassung, Listenpflege und Suchzeit binden Stunden, die in der Therapie fehlen.
Wenn Auslastung erst im Rückblick sichtbar wird, ist der betroffene Zeitraum schon vorbei.
Der Rechner ersetzt keine Analyse. Er zeigt lediglich, in welcher Größenordnung sich Verwaltungsaufwand und übersehene Abrechnungen bewegen, wenn Sie Ihre eigenen Annahmen einsetzen.
Passen Sie die Werte an Ihre Einrichtung an. Die Vorgaben sind zurückhaltend gewählt.
Personen, die abrechenbare Leistungen erbringen.
Zeit für Listenpflege, Suche und Doppelerfassung.
Kalkulatorischer Wert einer Arbeitsstunde.
Betrag, der monatlich zu spät oder gar nicht fakturiert wird.
Potenziell freigesetzte Zeit
52 Std.
pro Monat im gesamten Team
Rechnerischer Wert dieser Zeit
2.338 €
pro Monat, bewertet mit Ihrem internen Stundensatz
Früher sichtbarer Abrechnungsbetrag
7.200 €
pro Jahr, wenn offene Leistungen nicht mehr übersehen werden
Unverbindliche Beispielrechnung. Tatsächliche Ergebnisse hängen von den Abläufen Ihrer Einrichtung ab. Klaryvo sagt keinen Mehrumsatz zu.
Einführung
Eine neue Software ist nur dann eine Entlastung, wenn sie zu den vorhandenen Abläufen passt. Deshalb beginnt Klaryvo nicht mit einem Login, sondern mit dem Verständnis Ihrer Einrichtung.
Einführung im Detail ansehenNicht Ihre Einrichtung muss sich an die Software anpassen. Klaryvo wird so eingerichtet, dass Ihr Team damit arbeiten kann.
Monat 1
Gemeinsamer Prozess- und Datencheck
Monat 1–2
Bereiche, Rollen, Leistungen und Auswertungen einrichten
Monat 2–3
Abgestimmter Import vorhandener Stammdaten und laufender Vorgänge
Monat 3–4
Schulung nach Rollen und realen Arbeitsabläufen
Monat 4–5
Enges Feedback während der tatsächlichen Nutzung
Monat 5–6
Auswertungen, Ansichten und Prozesse nachschärfen
Praxiserprobung
Klaryvo wurde gemeinsam mit einer Therapieeinrichtung für den tatsächlichen Arbeitsalltag entwickelt und ist dort bereits seit mehreren Monaten im Einsatz. Funktionen und Ansichten orientieren sich deshalb nicht an theoretischen Abläufen, sondern an den täglichen Anforderungen von Therapie, Verwaltung und Leitung.
Aus Datenschutzgründen nennen wir die Einrichtung hier nicht und zeigen keine Ansichten aus dem produktiven System. Alle Produktdarstellungen auf dieser Website sind neu gestaltet und mit synthetischen Beispieldaten gefüllt.
Der ursprüngliche Anwendungsfall stammt aus der Arbeit mit autistischen Menschen, insbesondere mit Kindern.
Klaryvo läuft im Tagesbetrieb einer Therapieeinrichtung, nicht in einer Testumgebung.
Funktionen und Ansichten orientieren sich an den täglichen Anforderungen von Therapie, Verwaltung und Leitung.
Preise
Der Preis folgt dem Aufwand: In den ersten sechs Monaten steckt die Einführungsleistung, danach zahlen Sie die laufende Softwaregebühr.
Höhere Einführungsrate, inklusive Prozess- und Datencheck, Konfiguration, Datenübernahme, Schulung und laufender Begleitung.
ab 790 € pro Monat · netto zzgl. USt.
Reduzierte monatliche Softwaregebühr, sobald die Einführung abgeschlossen ist und Ihr Team eigenständig arbeitet.
ab 490 € pro Monat · netto zzgl. USt.
Empfohlene initiale Mindestlaufzeit 12 Monate. Der endgültige Umfang wird nach dem Prozess- und Datencheck festgelegt.
Sicherheit
Wir führen hier ausschließlich auf, was belegbar ist. Alles Weitere beantworten wir im Einführungsgespräch konkret und schriftlich, statt es auf einer Website zu behaupten.
Therapie, Verwaltung und Leitung arbeiten mit unterschiedlichen Rollen. Bereiche sind modular aktivierbar, sodass jede Rolle nur die für sie vorgesehenen Daten sieht.
Keine Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies. Schriften und alle weiteren Assets werden selbst ausgeliefert, es werden keine externen Server eingebunden.
Welche Bereiche, Leistungsarten und Auswertungen aktiv sind, wird bei der Einführung gemeinsam festgelegt und nicht pauschal für alle Einrichtungen gleich vorgegeben.
Häufige Fragen
Wo der Umfang von Ihren bestehenden Systemen abhängt, sagen wir das offen, statt eine pauschale Zusage zu machen.
Für mittelgroße Therapieeinrichtungen, Autismus-Therapiezentren, heilpädagogische und interdisziplinäre Einrichtungen, soziale Träger mit mehreren Mitarbeitern, Leistungsarten oder Kostenträgern sowie für größere therapeutische Praxen, soweit die Funktionen fachlich passen. Der gemeinsame Nenner ist Komplexität: mehrere Bewilligungen, mehrere Kostenträger und eine Dokumentation, die mit der Abrechnung zusammenhängen muss.
Klaryvo ist kein Terminkalender und keine reine Patientenkartei. Der Schwerpunkt liegt auf der Steuerung: Bewilligungen, Kontingente, Leistungsdokumentation, Abrechnung und Zahlungsstatus hängen zusammen, und die Leitung sieht daraus aktuelle Kennzahlen und Handlungsbedarf. Klaryvo ersetzt keinen vollständigen Terminkalender und keine automatische Kassenabrechnung.
Der Wechsel ist Teil der Leistung, nicht Ihre Hausaufgabe. Die ersten sechs Monate sind als begleitete Einführung angelegt: Prozess- und Datencheck, Konfiguration, Datenübernahme, rollenbezogene Schulung, Begleitung im laufenden Betrieb und abschließende Optimierung. Ihr Team wird an den Stellen eingebunden, an denen fachliche Entscheidungen nötig sind.
In der Regel ja. Welche Daten in welchem Umfang übernommen werden, wird im Datencheck anhand Ihrer bestehenden Systeme und Exportformate festgelegt. Der Import wird zuerst in einer Testumgebung geprüft und von Ihnen anhand von Stichproben freigegeben, bevor er produktiv geht. Außergewöhnliche Datenbereinigung wird separat angeboten.
Leistungsarten, Rollen, Bereiche, Ansichten und Auswertungen werden im Rahmen des modularen Systems und eines vorab vereinbarten Umfangs auf Ihre Einrichtung eingestellt. Das ist ausdrücklich keine unbegrenzte Individualentwicklung: Neue Schnittstellen oder zusätzliche Module werden separat geplant und angeboten.
Nächster Schritt
In einem Gespräch gehen wir Ihre Abläufe durch und zeigen Ihnen konkret, wo Ihre Einrichtung Zeit, Übersicht und abrechenbare Leistungen gewinnt. Danach wissen Sie, ob sich der Wechsel für Sie rechnet.
20 Minuten per Videokonferenz, ohne Kosten und ohne Verpflichtung. Lieber direkt schreiben? info@klaryvo.com